Libro de inventarios y cuentas anuales: ¿qué es y cómo hacerlo?
El libro de inventarios y cuentas anuales, o de inventario y balances, es un documento obligatorio para autónomos y empresas que, más allá de constituir un mero trámite administrativo, puede convertirse en una herramienta de lo más útil en el día a día, sobre todo a la hora de tomar decisiones importantes.
Por eso en este artículo no solo te contamos qué es este documento, sino también cómo elaborarlo y en qué formato hacerlo para que sea totalmente válido a nivel legal a la hora de presentarlos ante Hacienda.
En este artículo aprenderás:
¿Qué es un libro de inventarios y cuentas anuales y para qué sirve?
El libro de inventarios y cuentas anuales es uno de los libros obligatorios de las empresas, uno de esos documentos que se deben tener cumplimentados sí o sí en caso de que Hacienda nos los solicite. Eso sí, a pesar de también ser uno de los libros obligatorios para algunos autónomos, en realidad está compuesto por diferentes documentos que hay que conocer.
Ahora bien, más allá de constituir un mero trámite legal, este libro se convierte en una de las mejores maneras de llevar un control pormenorizado de la situación financiera de una empresa.
Ahora que sabes qué es el libro de inventarios y cuentas anuales, vamos a contarte todo lo que debes saber sobre él para hacerlo de forma correcta y aprovechar el esfuerzo para convertirlo en una herramienta útil para tu actividad económica.
Qué documentos incluye
Lo primero que debes saber es que este libro obligatorio para autónomos incluye varios tipos de documento diferentes:
- Balance de sumas y saldos.
- Libro de inventario.
- Informe de gestión.
- Cuentas anuales.
Además, dentro de las cuentas anuales encontramos hasta 5 tipos de documentos distintos:
- Balance de situación
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estado de Cambios del Patrimonio Neto
- Estado de Flujos del Efectivo
- Memoria
¿Quién debe presentar el libro de inventarios y cuentas anuales?
Ahora que sabemos qué es y para qué sirve el libro de inventario y cuentas anuales, y antes de hablar de cómo se elabora este conjunto de documentos, es necesario dejar claro que están obligados a presentarlo todas las empresas, así como los autónomos en tributación directa normal que realicen actividades mercantiles. De hecho, disponen de cuatro meses tras la finalización del ejercicio para hacerlo.
💡 3 Razones para utilizar Quipu en tu negocio:
Con el programa de facturación Quipu podrás:
✅ Controlar tu facturación: Centraliza y gestiona todas tus facturas asociando la información de los cobros y pagos de tus clientes y proveedores.
✅ Deducir todos tus gastos: Digitaliza tus tickets y facturas con solo una foto y en menos de 24 horas, todos los datos estarán procesados y listos en la plataforma.
✅ Trabajar con un gestor: Despreocúpate de la contabilidad y los impuestos añadiendo un gestor a tu cuenta de Quipu.
📹 Descubre Quipu en 2 minutos
Prueba Quipu 15 días gratis. Sin permanencia. Sin introducir tarjeta.
¿Cómo hacer un libro de inventarios?
Lo primero que hay que tener claro a la hora de saber cómo hacer el libro de inventarios es que se deben cumplir una serie de condiciones para que el documento tenga total validez legal.
- Los datos incluidos en el libro de inventarios deben estar incluidos por orden cronológico y entenderse a la perfección. Además, es importante que en el documento no haya espacios en blanco.
- Está prohibido utilizar signos, abreviaturas, tachones o incluso raspar el papel del libro de inventarios y cuentas. Estos solo pueden estar presentes en el documento si pertenecen al ámbito mercantil y su uso está debidamente justificado.
- Esto no implica que no puedan enmendarse errores y aplicar las correcciones oportunas. De hecho, es obligatorio hacerlo en el momento en el que se detecten.
- Todas las anotaciones contables presentes en este libro deben estar en euros, la moneda oficial que se utiliza en España.
Con todo esto en regla, lo siguiente es saber qué datos son obligatorios en el libro de inventarios. Los describimos en la siguiente tabla:
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información acerca de cómo presentar las cuentas anuales, consulta nuestro artículo dedicado a este tema, en él te contamos todo lo que necesitas saber sobre ello.
¿En qué formato hay que llevar el libro de inventarios?
El libro de inventarios y cuentas anuales puede llevarse y ser entregado en formato físico, en papel, aunque resulta mucho más cómodo y sencillo elaborarlo en formato digital, utilizando un software especializado que permita mayor agilidad a la hora de acceder a su información y utilizarla como una herramienta más de evolución para nuestra actividad.
Este libro, si está informatizado, permite consultar, variar y controlar los activos y los pasivos de los que se dispone en tiempo real.
¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?
Si te preguntas durante cuánto tiempo ha de guardarse el libro de inventarios, en su caso se aplica el mismo periodo que para otros documentos contables, como los libros de comercio, del administrador o los informes de auditoría: 6 años.
Así lo indica la normativa mercantil en el artículo 30 del Código del Comercio.
Con todo esto claro, no tienes excusa para no tener al día tu libro de inventarios y cuentas anuales. Ya sabes qué es, cómo hacerlo e, indispensable, cómo utilizar su información en tu favor, ¡aprovéchalo!
